증거재판주의를 채택하고 있는 형사소송과 달리 민사소송은 자유심증주의이지만(민사소송법 제202조), 증거능력의 제한이 없다뿐이지 법관의 자유심증을 좌우하는 것은 증거이다. 명백한 증거에도 불구하고 비합리적인 판결을 내리면 사실오인 내지 증거채부오인으로 상소의 대상이 된다.

따라서 민사소송법 제3장에서 규정하고 있는 증거는 재판의 승패를 좌우하는 매우 중요한 요소이다. 이 중에서 서증이란 민사소송법 제3장 제4절에서 다루고 있는 증거의 한 요소로서, 법원에 증거로 제출하는 문서를 말한다.

당사자가 서증을 신청할 때에는 가지고 있는 문서를 제출할 수도 있지만 문서를 가진 사람에게 그것을 제출하도록 명할 수도 있다.

이에 따라 실무에서는 서증의 확보방법으로 다음의 3가지가 있다.

문서송부촉탁이란 문서의 제출의무가 있든 없든 가리지 않고 그 문서소지자를 상대로 그 문서를 법원에 송부하여 줄 것을 촉탁하는 절차입니다. 국가기관, 법인, 학교, 병원 등이 보관하고 있는 문서를 서증으로 제출하고자 할 경우에 흔히 이용되고 있습니다.

문서제출명령이란 문서제출의무를 부담하는 상대방 또는 제3자가 서증으로 제출할 문서를 소지하고 있기 때문에 직접 제출할 수 없는 경우 당사자의 신청에 따라 법원이 그 문서의 제출을 명하는 절차입니다. 문서제출명령신청서에는 문서의 표시와 취지, 소지자, 증명할 사실, 제출의무의 원인을 명시하여야 합니다. 개정된 민사소송법은 문서소지자에 대한 문서제출의무를 확대하여 원칙적으로 증언의 거절사유와 일정한 사유(형사소추, 치욕, 직무비밀, 직업비밀 등)가 있는 문서와 공무원이 직무상 보관하는 문서를 제외하고는 모든 문서를 제출하도록 하였습니다.

사실조회촉탁이란 공공기관, 학교, 병원, 그 밖의 단체·개인 또는 외국의 공공기관에 그 업무에 속하는 사항에 관하여 필요한 조사 또는 보관중인 문서의 사실조회결과를 촉탁하여 증거를 수집하는 절차입니다.

전통적으로 서증은 법원에 제출할 때에는 상대방의 수에 1을 더한 수¹⁾만큼 사본을 제출 하도록 하고, 그 제출 시기는 서증신청을 함과 동시에 제출함을 원칙으로 한다. 그런데 어차피 전자소송으로는 PDF파일을 서증으로 제출하면 된다. 전자화되어 있기 때문에 상대방의 수에 1을 더한다는 의식행위를 굳이 요새는 할 필요가 없다.

통상 원고는 '갑'으로 지칭하고 피고는 '을', 보조참가인등은 '병', '정', '무' 등으로 지칭한다.

원약 원고와 피고가 복수라면 뒤에 가나다순으로 접미사가 붙는다.

이를테면 원고1인이 제출하는 서증은 '갑가'가 되는 것이고, 피고2가 제출하는 서증은 '을나'가 되는 것이다.

따라서 원고가 혼자만 있고, 원고가 서증을 제출할 때에는 '갑 제1호증'이라는 순으로 서증의 번호가 붙으며,

만약 피고가 여러명 있는데, 그 중에 피고2가 서증을 제출하면 '을나 제1호증', '을나 제2호증'이라는 순으로 붙는다.

같은 종류의 서증이 여러 개인 경우 ‘갑 제○호증의 1’, ‘갑 제○호증의 2’라는 식으로 ‘갑 제○호증’이라는 하나의 모번호 내에서 다시 가지번호를 붙여 나간다.

과거 실물문서로 소송을 할 때에는 법률사무소 직원들이 서증의 오른쪽 중간 상단부분에 서증번호를 도장으로 붙였는데, 요새에는 전자소송으로 서증목록을 지정하면 알아서 전자소송에서 서증번호 도장이 찍혀 나간다.

또한 과거에는 서증에 간인도하라고 하고, 끝장 하단 여백에 “원본과 상위 없음. 원고 ○○○”라고 적어 넣은 다음 도장을 찍어야 한다고 하나, 요새에는 전자소송으로 바뀌면서 간인은 사라졌다.

증거로 서증이 제출되면 법원은 상대방에게 그것이 진정한 것인가의 여부를 물을 수도 있는데 이때 대답하는 방법은 성립인정, 부인, 부지 등으로 대답할 수 있습니다. 성립인정은 상대방이 주장하는 바와 같이 작성자가 작성한 문서라는 사실을 인정한다는 취지이고, 부인은 작성자로 주장된 사람이 작성하지 아니한 것이라는 취지이며, 부지란 작성자라고 주장된 사람이 작성한 것인지, 아니면 가짜인지 알 수 없다는 것입니다.