증거재판주의를 채택하고 있는 형사소송과 달리 민사소송은 자유심증주의이지만(민사소송법 제202조), 증거능력의 제한이 없다뿐이지 법관의 자유심증을 좌우하는 것은 증거이다. 명백한 증거에도 불구하고 비합리적인 판결을 내리면 사실오인 내지 증거채부오인으로 상소의 대상이 된다.

따라서 민사소송법 제3장에서 규정하고 있는 증거는 재판의 승패를 좌우하는 매우 중요한 요소이다. 이 중에서 서증이란 민사소송법 제3장 제4절에서 다루고 있는 증거의 한 요소로서, 법원에 증거로 제출하는 문서를 말한다.

당사자가 서증을 신청할 때에는 가지고 있는 문서를 제출할 수도 있지만 문서를 가진 사람에게 그것을 제출하도록 명할 수도 있다.

이에 따라 실무에서는 서증의 확보방법으로 다음의 3가지가 있다.

문서송부촉탁이란 문서의 제출의무가 있든 없든 가리지 않고 그 문서소지자를 상대로 그 문서를 법원에 송부하여 줄 것을 촉탁하는 절차입니다. 국가기관, 법인, 학교, 병원 등이 보관하고 있는 문서를 서증으로 제출하고자 할 경우에 흔히 이용되고 있습니다.

문서제출명령이란 문서제출의무를 부담하는 상대방 또는 제3자가 서증으로 제출할 문서를 소지하고 있기 때문에 직접 제출할 수 없는 경우 당사자의 신청에 따라 법원이 그 문서의 제출을 명하는 절차입니다. 문서제출명령신청서에는 문서의 표시와 취지, 소지자, 증명할 사실, 제출의무의 원인을 명시하여야 합니다. 개정된 민사소송법은 문서소지자에 대한 문서제출의무를 확대하여 원칙적으로 증언의 거절사유와 일정한 사유(형사소추, 치욕, 직무비밀, 직업비밀 등)가 있는 문서와 공무원이 직무상 보관하는 문서를 제외하고는 모든 문서를 제출하도록 하였습니다.

사실조회촉탁이란 공공기관, 학교, 병원, 그 밖의 단체·개인 또는 외국의 공공기관에 그 업무에 속하는 사항에 관하여 필요한 조사 또는 보관중인 문서의 사실조회결과를 촉탁하여 증거를 수집하는 절차입니다.

서증은 법원에 제출할 때에는 상대방의 수에 1을 더한 수만큼 사본을 제출 하도록 하고, 그 제출 시기는 서증신청을 함과 동시에 제출함을 원칙으로 합니다.

서증에는 서증의 첫 페이지 왼쪽 또는 오른쪽의 중간 상단부분에 ‘갑 제○호증’이라 번호를 붙여야 합니다. 피고가 제출하는 서증은 ‘을 제○호증’이라 번호를 붙여가면 됩니다. 또한, 같은 종류의 서증이 여러 개인 경우 ‘갑 제○호증의 1’, ‘갑 제○호증의 2’라는 식으로 ‘갑 제○호증’이라는 하나의 모번호 내에서 다시 가지번호를 붙여 나갑니다.

그리고 서증을 등본이나 원본이 아닌 사본으로 제출하는 경우에는 위와 같이 서증번호를 붙이는 것 외에도 그 첫장과 끝장 사이에 일일이 간인을 하고, 끝장 하단 여백에 “원본과 상위 없음. 원고 ○○○”라고 적어 넣은 다음 도장을 찍어야 합니다. 피고에게 줄 서증 사본에도 같은 표시를 하는 것이 좋습니다.